Transformation Numérique de l'Accueil Municipal : SynBird, la Révolution de la Gestion de File d'Attent
Optimisation Opérationnelle, Fluidité Usager, et Flexibilité Inégalée pour la Ville de Montrouge
- Categorie: SynBird
- Pour: : Mairie de Montrouge
- Projet URL: https://www.synbird.com/fr/
En tant que chef de projet informatique pour la ville de Montrouge, j'ai initié un projet visant à remplacer l'ancienne solution de ticketing, nommée Qmatic, qui s'avérait coûteuse et parfois inefficace. La nouvelle solution que nous avons choisie en collaboration avec le prestataire SynBird est un outil logiciel de gestion de la file d'attente et d'accueil.
Introduction à SynBird et la Raison du Changement :
SynBird : Révolution de la Gestion de File d'Attente
SynBird, notre nouveau partenaire dans la gestion de file d'attente, offre une solution SaaS avancée qui révolutionne la manière dont nous gérons l'accueil et les rendez-vous au sein de la ville de Montrouge. Conçu pour simplifier et améliorer l'expérience usager, SynBird se distingue par son efficacité, sa flexibilité, et son adaptation aux besoins spécifiques de notre collectivité.
La solution SynBird propose une gestion d'accueil et de file d'attente entièrement intégrée aux rendez-vous et à l'agenda, offrant ainsi une visibilité complète sur les usagers attendus. Cette approche novatrice vise à créer un parcours usager fluide, que ce soit avec ou sans l'utilisation d'écrans et bornes digitales.
Le choix de passer de notre ancienne solution Qmatic à SynBird découle de plusieurs avantages clés. Tout d'abord, SynBird offre une connaissance approfondie des individus attendus, permettant une personnalisation de l'accueil et une gestion plus efficace de l'attente. L'intégration de la file d'attente avec les rendez-vous et l'agenda crée une synergie qui améliore la coordination et la communication interne.
De plus, SynBird propose une solution entièrement paramétrable et administrable, offrant ainsi une flexibilité essentielle pour s'adapter à notre scénario de réception spécifique. Les statistiques détaillées sur le nombre de visiteurs, les temps d'attente, et les durées de rendez-vous par guichet, par jour et par créneaux horaires constituent des outils précieux pour piloter efficacement nos activités.
En choisissant SynBird, nous nous engageons à offrir un accueil maîtrisé, une optimisation interne, et une communication fluide au sein de nos équipes. Ce changement s'inscrit dans notre quête constante d'amélioration, nous permettant de répondre de manière plus efficace et efficiente aux besoins évolutifs de la ville de Montrouge.
Les Grandes Étapes de Mon Projet :
- Analyse approfondie des besoins et des utilisateurs finaux :
- Exploration détaillée des exigences du service informatique et des utilisateurs.
- Entretiens approfondis pour comprendre les besoins spécifiques.
- Examen critique des processus existants pour cibler les domaines d'amélioration.
- Évaluation des solutions de gestion de file d'attente sur le marché.
- Identification de SynBird comme le prestataire répondant le mieux à nos besoins.
- Négociation des termes du contrat avec SynBird.
- Déploiement progressif à partir d'octobre-novembre.
- Généralisation à l'ensemble du service à la fin de l'année 2018.
- Formation des équipes à l'utilisation de SynBird.
- Formation approfondie sur l'utilisation de SynBird.
- Compréhension des fonctionnalités et des avantages offerts par la nouvelle solution.
- Formation sur la gestion administrative de SynBird en tant qu'administrateur.
- Configuration initiale de SynBird selon nos besoins spécifiques.
- Personnalisation des paramètres pour s'adapter à notre scénario de réception.
- Attribution de droits et gestion des utilisateurs dans l'application.
- Déploiement effectif de SynBird pour la gestion de la file d'attente.
- Test approfondi pour assurer le bon fonctionnement.
- Réglages finaux et ajustements selon les retours des utilisateurs.
- Mise en place d'un processus de suivi post-déploiement spécifique à SynBird.
- Collecte de retours d'expérience des utilisateurs avec SynBird.
- Correction des éventuels problèmes identifiés après la mise en production de SynBird.
-
Formation à l'utilisation de SynBird :
- Comprendre l'interface utilisateur et la gestion des files d'attente, des rendez-vous et de l'agenda.
- Explorer les fonctionnalités avancées pour personnaliser l'accueil et optimiser les temps d'attente.
-
Intégration avec les rendez-vous et l'agenda :
- Apprendre à intégrer efficacement la gestion de file d'attente avec les rendez-vous pour une coordination optimale.
-
Personnalisation de l'accueil :
- Utiliser les fonctionnalités de personnalisation pour adapter l'accueil aux besoins spécifiques de la collectivité.
-
Paramétrage et administration :
- Configurer SynBird en fonction des besoins spécifiques de la collectivité.
- Maîtriser les fonctionnalités administratives pour une utilisation optimale.
-
Analyse des statistiques et rapports :
- Générer, interpréter et utiliser les rapports statistiques pour optimiser les opérations et prendre des décisions éclairées.
-
Communication interne et externe :
- Mettre en place des sessions de formation sur la communication interne pour assurer une collaboration efficace entre les équipes.
- Éduquer le personnel sur la communication externe transparente avec les usagers.
-
Gestion du changement :
- Former les équipes à la gestion du changement pour faciliter la transition et résoudre les résistances potentielles.