Modernisation de la gestion de correspondance avec Maarch Courrier
Maarch Courrier – Conduite du changement
Projet conduit pour la Mairie de Montrouge. Rôle : cadrage métier, analyse des irritants, simplification des workflows, automatisation de la capture, notifications, et refonte des droits par groupes.
- Catégorie : Maarch (GED / courrier)
- Pour : Mairie de Montrouge
En tant que chef de projet, j’ai mené une analyse de terrain dans chaque service afin de comprendre leurs processus, identifier les points de friction et aligner les solutions sur les objectifs opérationnels. L’ambition : une gestion du courrier plus fluide, plus rapide et moins sujette aux erreurs, en tirant parti des fonctionnalités natives de Maarch.
- Immersion dans le quotidien des équipes, cartographie des flux.
- Ateliers de simplification : transformer chaque irritant en opportunité.
- Plan d’action : workflow, capture automatisée, notifications, droits par groupes, collaboration.
Constat. Le circuit de visa nécessitait 5 actions successives : long, complexe, source d’erreurs.
Solution. Refonte du workflow pour ne garder que 2 actions claires et guidées. Résultat : charge cognitive réduite, gain de temps et baisse des erreurs.
Constat. L’ouverture, le tri et la distribution manuels généraient des retards.
Solution. Mise en place d’un serveur capture + scanner automatisé : dépôt direct dans Maarch, classement initial automatisé et réduction drastique des tâches répétitives.
Constat. Manque de visibilité sur les actions de visa à réaliser.
Solution. Notifications planifiées via crontab : rappels ciblés aux bons moments, meilleure réactivité et diminution des oublis.
Activation des réponses collaboratives et du workflow d’avis pour co-rédiger, commenter et valider plus vite — quel que soit le format documentaire.
Passage d’une attribution de droits individuelle à une gestion par groupes : bannettes adaptées aux collectifs, suppression des affectations au cas par cas, administration allégée.
- Simplification massive des parcours, adoption facilitée.
- Productivité accrue : moins de tâches manuelles, cycles de traitement plus courts.
- Qualité : baisse des erreurs, meilleure traçabilité.
- Collaboration fluide et responsabilisante.
- Sessions courtes de prise en main par rôle (réception, instructeur, valideur).
- Guides “pas-à-pas” et support de proximité en phase d’amorçage.
- Tableaux de bord simples pour piloter l’activité et les délais.